KI-Agenten für die Arbeit, die sich wiederholt
Wachsen, ohne dass die Büroarbeit mitwächst.
paloto macht aus einer wiederkehrenden Aufgabe einen KI-Agenten. Wer die eigene Arbeit erklären kann, bringt sie ihm bei — keine Prompts, keine Entwickler, kein IT-Projekt, nur ein Nachmittag der Person, die die Aufgabe macht.
Wir nehmen gerade unsere ersten Pilotkunden auf.
46 Aufträge, heute früh erfasst
01 / Der Nutzen
Die Stunden wachsen nicht mehr mit dem Auftragseingang.
Die Stunden steigen mit dem Volumen, weil die Arbeit von Hand läuft und das Wissen darüber in Köpfen steckt statt in einem System. paloto holt dieses Wissen heraus — nicht in ein Dokument, sondern in einen Agenten, der die Arbeit macht. Einarbeitung: ein Nachmittag. Danach läuft er täglich, und die Kosten je Auftrag sinken, während das Volumen steigt.
- 01
Sieht die Arbeit, die in keinem System steht.
Prozess-Mining liest Logfiles. paloto erfasst auch, was auf Papier, am Telefon und im Chat passiert — und genau dort steckt der meiste Handaufwand.
- 02
Erst aufräumen, dann automatisieren.
Jedes Team zeigt seinen Teil. Wartezeiten und überflüssige Schleifen fliegen zuerst raus. Niemand zahlt dafür, einen kaputten Prozess zu automatisieren.
- 03
Am Ende arbeitet ein Agent, nicht eine Präsentation.
Kein Beratungsergebnis, das danach noch umgesetzt werden muss. Wer die Aufgabe kennt, arbeitet den Agenten ein — und bleibt der Ansprechpartner, wenn ein neuer Fall auftaucht.
- 04
Akzeptanz, um die Sie nicht kämpfen müssen.
Was man selbst eingearbeitet hat, nutzt man auch. So wächst KI von Team zu Team — ohne Rollout-Budget, ohne Lenkungskreis, ohne Schulungsprogramm.
- 05
Wissen, das im Haus bleibt.
Wie die Arbeit wirklich läuft, steckt beim Automatisieren im Agenten. Geht jemand in Rente oder kündigt, läuft die Aufgabe weiter und die Stelle muss nicht nachbesetzt werden.
02 / So funktioniert es
So wird ein Agent eingearbeitet.
Eine neue Kollegin braucht Wochen Einarbeitung und ein Gehalt. Ein Agent braucht einen Nachmittag, an dem ihm jemand die Aufgabe zeigt — und macht sie danach jeden Tag.
Finden
Die Aufgabe, die die meisten Stunden kostet.
Die meisten wissen sofort, welche das ist. Wer unsicher ist, geht im KI-Interview kurz die eigene Woche durch, und die Teamleitung kann Vorschläge machen. Die Entscheidung trifft, wer die Arbeit macht.
Aufgabe finden
KI-InterviewAufgabenkatalogHinweis der LeitungWobei geht die meiste Zeit drauf?
PDF-Aufträge abtippen. Jeden Morgen aufs Neue.
PDF-Aufträge ins ERP eingeben
Auf der Liste
Zeigen
Aufnehmen, fotografieren, hochladen oder einfach erzählen.
Zwei, drei echte Beispiele reichen — so gezeigt, wie es zur Arbeit passt. Private Details werden unkenntlich, bevor irgendetwas den Rechner verlässt.
Zeigen, wie Sie es machen
BildschirmFotoDateiSpracheBildschirm läuft · Beispiel 2 von 3
Private Daten unkenntlich machenBestätigen
Nachlesen, was paloto verstanden hat, und freigeben.
paloto notiert die Schritte und fragt bei den Ausnahmen nach. Live geht nichts, solange Sie nicht sagen: so stimmt es.
Die Schritte bestätigen
SOP
Auftragserfassung
Auftrag kommt per E-Mail
PDF auslesen
Kundennummer prüfen
Kein Treffer
Bei Lena nachfragen, Antwort merken
Positionen im ERP anlegen
Preis weicht ab
Markieren, nichts buchen
Bestätigung ablegen
Von Lena bestätigtJeden Schritt können Sie ändernVerbinden
paloto hängt den Agenten an die vorhandenen Systeme — mit Freigabe der IT.
Offizielle Schnittstellen zu ERP, CRM und Postfach, über ein Dienstkonto mit so wenig Rechten wie möglich. Wo es keine Schnittstelle gibt, bedient der Agent den Bildschirm.
Verbinden, freigegeben von der IT
ERPPostfachVon der IT freigegeben
Übergeben
Der Agent macht es ab jetzt — und fragt, wenn etwas neu ist.
Ab da läuft die Aufgabe von allein. Kommt ein Fall, den er nicht kennt, fragt er bei Ihnen nach, merkt sich die Antwort und erledigt ihn beim nächsten Mal selbst.
Übergeben — und es fragt bei Neuem nach
Agent
Bei Auftrag #4471 fehlt das Lieferdatum. Soll ich das aus der Kunden-Mail nehmen, wie beim letzten Mal?
Lena
Ja, bei dem Kunden immer.
Regel gelernt
Aufgabe finden
Wobei geht die meiste Zeit drauf?
PDF-Aufträge abtippen. Jeden Morgen aufs Neue.
PDF-Aufträge ins ERP eingeben
Auf der Liste
03 / Anwendungsfälle
Wo die Stunden liegen.
Alles davon ist Arbeit mit viel Volumen und wenig Ermessen — sie wächst mit dem Auftragseingang. paloto passt in jede Branche, und die Arbeit muss nicht einmal am Rechner stattfinden: Was auf Papier, am Telefon oder im Chat passiert, holt paloto in die bestehenden Systeme und automatisiert es dort.
Auftragsabwicklung
Aufträge kommen als PDF und werden ins ERP abgetippt
Der Agent liest jeden Auftrag und legt die Positionen an. Passt eine Kundennummer nicht, fragt er nach.
04 / FAQ
Häufige Fragen.
Was genau ist paloto?
Ein Werkzeug, mit dem Mitarbeitende lästige Aufgaben an KI-Agenten abgeben. Sie zeigen die Aufgabe, paloto baut den Agenten — und die Kontrolle bleibt bei ihnen.
Wie lange dauert es bis zum ersten Agenten?
Die Einarbeitung dauert einen Nachmittag. Den Termin für den Live-Gang bestimmt die Anbindung an die Systeme und deren Freigabe durch die IT — das planen wir zu Beginn eines Piloten gemeinsam.
Woran messen wir, ob es etwas gebracht hat?
Vor dem Piloten zählen wir, was die Aufgabe heute kostet: wie oft sie anfällt und wie lange sie jeweils dauert. Der Agent protokolliert jeden Durchlauf, danach lässt sich dasselbe eins zu eins gegenrechnen.
Was passiert, wenn die Person geht, die den Agenten eingearbeitet hat?
Der Agent läuft weiter. Wie die Aufgabe geht, steckt in ihm und nicht mehr nur in einem Kopf — das Gegenteil von dem, was heute passiert.
Brauchen Mitarbeitende technische Kenntnisse?
Nein. Wer einer Kollegin zeigen kann, wie etwas geht, kommt mit paloto zurecht.
Weitere Fragen
Wer entscheidet, was automatisiert wird?
Die Mitarbeitenden — in dem Rahmen, den das Unternehmen absteckt. Führungskräfte dürfen Vorschläge machen, entschieden und bestätigt wird von der Person, die die Aufgabe macht.
Was, wenn die Arbeit auf Papier oder am Telefon passiert?
Dann wird sie so gezeigt, wie sie heute läuft: ein Foto vom Formular, eine hochgeladene Datei oder einfach erzählt. paloto holt die Arbeit in die bestehenden Systeme und automatisiert sie dort.
Ist das Mitarbeiterüberwachung?
Nein. Aufgezeichnet wird nur, was Mitarbeitende selbst starten — und private Daten gehen vorher raus.
Was passiert, wenn der Agent nicht weiterweiß?
Dann fragt er die Person, die ihn gebaut hat, merkt sich die Antwort und erledigt den Fall beim nächsten Mal allein. Jeder Schritt wird protokolliert.
Mit welchen Systemen arbeitet es?
Mit ERP, CRM, Postfach und anderen Geschäftsanwendungen über deren offizielle Schnittstellen. Wo es keine gibt, bedient der Agent den Bildschirm.
Wie steht es um DSGVO und Betriebsrat?
paloto ist auf DSGVO, Betriebsvereinbarungen und US-Hinweispflichten ausgelegt. Die Unterlagen dafür bekommen Sie von uns.
Dort anfangen, wo es am meisten kostet.
Wir starten immer nur wenige Piloten gleichzeitig und bauen die ersten Agenten gemeinsam mit dem Team vor Ort. Es beginnt mit einer Aufgabe — der, die die meisten Stunden kostet — und nicht mit einem Programm. So steht das Ergebnis fest, bevor über mehr entschieden wird.